Artėja įmonės gimtadienis? Svajojate apie įsimintiną kalėdinį įmonės vakarėlį? O gal svarstote, kaip pristatyti naują produktą? Tai reiškia, kad greičiausiai reikės rengti įmonės renginį arba šventę. Jeigu kaip tik svarstote apie tai savo įmonėje, dalijamės paprasta įmonės renginio organizavimo atmintine, kuri padės pasiruošti renginiui ir kokybiškai jį įgyvendinti.

Pasiruošimas laiku

Viena didžiausių klaidų, kurią daro darbuotojai, patys organizuodami įmonės renginius, yra tai, kad šventei pradedama ruoštis per vėlai. Taip nutinka labai dažnai. Ypač, kai įmonėje nėra paskirstomi darbai, susiję su renginių organizavimu. Pavyzdžiui, kai kiekvieną šventę organizuoja vis kita komanda. Tokiu atveju dažniausiai apie renginį prisimenama per vėlai. Tuomet rizikuojama ne tik suorganizuoti renginį paskubomis. Planavimas paskutinę akimirką labai padidina renginio kainą, nes daug paslaugų tiekėjų gali būti užimti.

Renginio tikslas

Nesvarbu, kokio dydžio ar tipo renginys yra planuojamas, svarbiausia yra išgryninti jo tikslą, idėją ir koncepciją. Tai yra svarbiausias renginio organizavimo etapas, kurio negalima praleisti. Įmonės renginiai gali būti įvairūs:

• Išvažiuojamieji renginiai.
• Komandos formavimo renginiai.
• Renginiai klientams ir partneriams.
• Naujo produkto pristatymo renginiai.
• Proginiai renginiai, tokie kaip įmonės gimtadienis ar kalėdinis vakarėlis.

Labai svarbu žinoti, koks yra planuojamo renginio tipas ir jo tikslas. Pagal tai reikėtų kurti renginio scenarijų, planuoti jo vietą, dydį ir pramogas. Pavyzdžiui, jeigu tai išvažiuojamasis renginys, reikėtų ieškoti sodybos ir aktyvių pramogų, tokių kaip baidarių žygiai ar orientaciniai renginiai įmonėms. Tuo tarpu jeigu tai komandos formavimo renginys – Jums bus reikalinga renginių organizavimo įmonė, užsiimanti tokių renginių vedimu. O Jeigu planuojamas produkto pristatymas ar šventė partneriams, renginys bus daug oficialesnis, tad reikės ir daugiau laiko jam pasiruošti bei apgalvoti kitas detales, tokias kaip profesionalus renginio vedimas.

Biudžeto planavimas

Kaip jau minėta, pradedant planuoti renginį, labai svarbu iš karto numatyti renginio biudžetą. Kai kuriose įmonėse kiekvienais metais skiriamas tam tikras biudžetas įmonės renginiams. Tad jeigu taip yra ir Jūsų įmonėje, neišnaudokite metinio biudžeto vienam renginiui, jeigu žinote, kad švenčių ir renginių šiemet bus ir daugiau.

Darbų pasiskirstymas

Kad renginio organizavimas būtų sklandus, labai svarbu tinkamas darbų pasiskirstymas. Iš anksto apgalvokite, kas bus atsakingas už scenarijaus parengimą, kas turėtų pasirūpinti šventės vietos suradimu ir rezervacija. Taip pat reikės pasirūpinti maitinimu ir žmonių transportavimu. Nepamirškite, kad svarbu ir laiku informuoti visus šventės dalyvius, nesvarbu, ar tai bus tik įmonės darbuotojai, ar klientai ir partneriai.

Tiekėjų paieška

Pasiskirsčius darbus, laukia kitas etapas – įmonės renginio tiekėjų paieška. Tai labai svarbus darbas, kurį reikia atlikti atsakingai ir kruopščiai. Tiekėjus rinkitės ne tik pagal kainą, bet ir pagal rekomendacijas. Pavyzdžiui, renginys bus nepavykęs, jeigu pasirinksite patirties neturintį renginio vedėją, kuris anksčiau nėra vedęs didelių renginių įmonėms. Lygiai taip pat galite nusivilti, jeigu ieškosite pigiausios vietos šventei, o atvykus paaiškės, kad patalpos neparuoštos renginiui, trūksta miegojimo vietų ar pan.

Sutartys ir sutikimai

Nepamirškite, kad rengiant įmonės renginį, labai svarbu atsiskaityti už išleistą biudžetą. Pasirūpinkite, kad su visais tiekėjais būtų pasirašomos paslaugų tiekimo sutartys, nepamirškite surinkti sąskaitų faktūrų, kurias vėliau reikės pateikti administracijai atsiskaitant už išleistą biudžetą.

Profesionalų pagalba

Nesvarbu, kokio tipo renginį organizuojate, visuomet labai padeda profesionalų komanda. Dažniausiai renginio organizavimas įmonės darbuotojams kelia daug streso, todėl verta pagalvoti, kas galėtų padėti viskuo pasirūpinti. Profesionali renginių organizavimo įmonė čia gali labai padėti. Pavyzdžiui, profesionalai pasirūpins ne tik organizaciniais klausimais, bet ir kokybišku renginio vedimu, muzika ir technine įranga. Jos paieška ir nuoma patiems būtų labai sudėtinga.

Taip pat svarbu žinoti, kad renginius organizuojanti įmonė turi platų savo partnerių ir patikimų tiekėjų tinklą. Tad Jums nebereikia jaudintis dėl to, kokį tiekėją rinktis. Profesionali komanda pasirūpins net šventės dekoracijomis, vaizdo ir video medžiaga, o prireikus, patars, kokioje vietoje būtų geriausia surengti šventę. Be to, pasirinkus profesionalus, galite sutaupyti laiko ir pinigų, nes patiems reikės bendrauti su daug mažesniu tiekėjų skaičiumi. Taigi, šventė bus ne tik profesionalesnė, bet ir pigesnė. O Jūs galėsite pamiršti apie organizacinius rūpesčius ir mėgautis puikiu laiku su kolegomis.