Įvairūs įmonės renginiai yra neatsiejami nuo įprastos įmonės veiklos. Daugelis įmonių, kurios rūpinasi savo darbuotojų gera nuotaika ir savo gero įvaizdžio palaikymu, bent kelis kartus per metus organizuoja skirtingus renginius. Norint, kad renginys būtų kokybiškas ir profesionalus, pravers renginių organizavimo įmonė. Kodėl verta rinktis profesionalus ir kuo jie turėtų pasirūpinti?

Ar galime surengti patys?

Kai kuriose įmonėse renginiai organizuojami iš vidinių resursų. Pavyzdžiui, konkrečiam renginiu skiriama komanda darbuotojų, kuriems nurodomas biudžetas ir tikslas – surengti renginį. Tai puiki idėja, jeigu įmonėje yra tokių žmonių, kurie yra iniciatyvūs ir geba atlikti tokias užduotis. Visgi, renginių organizavimas nėra lengva darbas. Tam reikia turėti laiko planavimo gebėjimą, mokėti greitai orientuotis netikėtose situacijose, sugebėti suplanuoti ir išlaikyti biudžeto balansą, o kur dar scenarijaus ir įvairių pramogų kūrimas. Tai tikrai ne kiekvienam įkandama užduotis.

Be to, jeigu įmonės renginys skirtas darbuotojams, rengdami jį patys, rizikuojate kad dalis darbuotojų tiesiog nesimėgaus renginiu, nes bus už jį atsakingi. Tai ypač aktualu mažoms įmonėms, kur dirba nedidelė komanda. Be to, svarbu ne tik tai, kad darbuotojai gerai praleistų laiką, bet ir tai, kad renginys būtų profesionalus ir tinkamai surengtas. Tai retai pavyksta pasiekti rengiant renginį patiems.

Kuo pasirūpins įmonė?

Jeigu norite, kad įmonės renginys būtų pasisekęs ir apgalvotas, neužkraukite jo organizavimo savo darbuotojams. Geriau pasidomėkite, kokia renginių organizavimo įmonė gali Jums padėti. Jeigu iki šiol niekuomet neužsakinėjote profesionalų šiam tikslui, nustebsite, kaip įmonė pakels Jūsų renginio kokybę į kitą lygį.

Renginių organizavimo įmonė – tai profesionalų komanda, kuri kasdien dirba su privačiais ir įmonių renginiais. Tai reiškia, kad čia suburti žmonės, kurie tiksliai žino, kokiais renginio organizavimo etapais reikia pasirūpinti ir geba įgyvendinti scenarijų profesionaliai. Verta iš anksto apgalvoti, kuo turėtų pasirūpinti profesionali renginių organizavimo įmonė.

• Scenarijus. Jeigu neturite renginio scenarijaus, jį gali pasiūlyti profesionalai, dirbantys su įmonių renginių organizavimu ir vedimu.
• Vedėjas. Bet kurioje šventėje bus daug linksmiau, jeigu ją ves profesionalus vedėjas, o ne kažkas iš Jūsų darbuotojų. Ypač, jeigu įmonėje dirbantys žmonės neturi tokios patirties. Profesionalus vedėjas ne tik turi puikią dikciją, bet ir geba valdyti publiką, išsisukti iš nenumatytų situacijų ir pakelti renginio nuotaiką.
• Dj`us. Geriausiai renginiai pasiseka tuomet, kai renginio vedėjas ir Dj`us – viena komanda. Todėl renkantis profesionalus, būkite tikri, kad toks tandemas tikrai atvyks į Jūsų renginį.
• Techninis aptarnavimas. Renginių organizavimo įmonė dažniausiai atvyksta su paruošta technika, reikalinga renginiui, tad Jums nebereikia ieškoti įrangos nuomos patiems.
• Dekoracijos. Jeigu renginį patikėsite profesionalams, patiems nebereikės sukti galvos dėl dekoracijų ir šventės apipavidalinimo. Pamirškite balionų pūtimą ir girliandų karpymą, nes viskuo pasirūpins renginių organizavimo įmonė.

Kaip pasirinkti?

Jeigu artėja įmonės renginys, likus keliems mėnesiams iki jo, reikėtų pradėti planuoti darbus ir ieškoti renginių organizavimo įmonės. Geriausia tai daryti atsižvelgiant į kelis svarbiausius kriterijus: kaina, profesionalumas, užimtumas.

Pavyzdžiui, jeigu ieškote vedėjų įmonės naujų produktų ar pasiektų tikslų pristatymui, rinkitės įmonę, kuri dirba su  tokiais renginiais ir gali pasiūlyti profesionalius vedėjus. Jeigu organizuojama išvažiuojamoji išvyka darbuotojams, geriausiai darbus atliks renginių organizavimo įmonė, kuri turi patirties komandos formavimo renginiuose ir įmonių vakarėlių rengime.

Nepamirškite iš karto pasidomėti organizavimo kainomis, kad galėtumėte pasirinkti tiekėją, kuris atitinka Jūsų numatytą šventės biudžetą. Ir, žinoma, iš anksto pasidomėkite, ar Jums patinkantys paslaugos tiekėjai yra laisvi Jums reikalingą dieną, kai jau suplanuotas renginys.

Kuo liks pasirūpinti patiems?

Renginių organizavimo įmonė pasirūpins profesionaliu renginio įgyvendinimu, tačiau dalis darbų  vis tiek liks Jums. Nepamirškite, kad renginiui reikia pasiruošti iš anksto ir apie tai įspėti visus jo svečius. Štai sąrašas darbų, kuriuos dar teks atlikti patiems.

• Suplanuoti meniu.
• Užsakyti transportą.
• Išrinkti ir užsakyti vietą renginiui.
• Suplanuoti ir subalansuoti biudžetą.
• Pranešti darbuotojams apie planuojamą šventę.
• Pasirūpinti papildomais rekvizitais, tokiais kaip dovanos ar suvenyrai.
• Pakviesti įmonės klientus ar partnerius, jeigu tai renginys, skirtas jiems.
• Informuoti administraciją apie numatytą renginio datą ir pasirinktą vietą.