Praeitoje straipsnio dalyje mes išskyrėme pagrindinius koncepcijos struktūros elementus. Tačiau svarbiausia – tai pati idėja. Papildomai gali būti aprašyta kiti elementai. Pavyzdžiui, gali būti aprašytos dovanos dalyviams, viešbučių sąrašas apgyvendinimui, jei tai išvykstamasis renginys, papildomos veiklos įmonės filialuose vietose arba miesto parke.
Kaip vertinama koncepcija
Renkantis koncepciją atkreipkite dėmesį į idėjos pateikimą, atitikimą temai, kuri buvo pateikta aprašyme, siūlomų veiklų įvairovę. Įvertinkite pastangas, kurias įdėjo renginio organizatorius, rengdamas pristatymą.
Visada atsiminkite renginio tikslą ir vertinkite pasiūlymus, atsižvelgiant į atitikimą šiam tikslui. Pirmiausiai atkreipkite dėmesį į įvykdymo patikimumą, atitikimą įmonės vertybėms ir idėjų naujumą. Netaupykite biudžeto svarbiausiems šventės realizavimo etapams, kad nenukentėtų pagrindinė renginio idėja.
Kaip neiššvaistyti renginio biudžeto veltui
Pagrindiniai geros koncepcijos požymiai:
- Suprantama visiems – koncepcija bus geros šventės pagrindas tik tuo atveju, jei jos elementai aiškūs visiems šventės dalyviams. Pavyzdžiui, nereikėtų vyresnio amžiaus buhalteriams rengti vakarėlio madingo kompiuterinio žaidimo motyvais. Jie nesupras analogijų ir metaforų, simbolių, vaizdų ir faktų, naudojamų programoje. Dėl to vakarėlis nebus įdomus svečiams. Gera koncepcija visada orientuota į renginio dalyvius.
- Ryškus pagrindinis elementas – koncepcijoje turėtų būti ryškūs pagrindiniai akcentai, padedantys svečiams pajusti renginio dvasią. Ir būtinai labai ryški pagrindinė idėja, apie kurią vyksta visas renginys.
- Tikslumas arba atitikimas pagrindiniai idėjai – dizainas, vieta, programa, muzika ir kiti elementai turėtų atitikti sugalvotą koncepciją ir pasirinktą temą.
- Neįprasta – renginys turėtų nustebinti ir pralinksminti darbuotojus, skirtis nuo įprastos užstalės šventės ar įprasto vakarėlio.
- Unikalumas – pageidautina, kad panaši koncepcija nebūtų panaudota aplinkoje, bent jau tarp tiesioginių bendrovės konkurentų. Internete galite rasti paruoštas koncepcijas: jei jums siūlomą variantą lengva rasti „Google”, tada renginio organizatorius nepadarė savo darbo.
Koncepcija turi tilpti į realybės rėmus.
Koncepcijai keliami reikalavimai:
- Būti įvykdoma – siūlomos idėjos gali būti įgyvendinamos praktiškai, jos nėra fantastinės.
- Derėti su biudžetu – vietos, šou ir kiti elementai atitinka nurodytą finansavimo limitą. Būtų keista, jei renginio organizatorius pasiūlytų pasaulinio lygio žvaigždžių koncertą kompanijai, turinčioje vidutinius finansinius pajėgumus.
- Įtraukianti darbuotojus – renginys sukasi aplink įmonės darbuotojus, todėl turėtų būti numatomos veiklos, konkursai, kitos galimybės darbuotojams dalyvauti renginyje. Kuo daugiau darbuotojų, tuo daugiau įdomių veiklų reikia įtraukti į koncepciją.
Profesionalus renginio organizatorius nenaudoja šablonų ir parengia individualaus pasiūlymo koncepcijas. Šabloną nuo individualaus pasiūlymo galite atskirti pagal šiuos požymius:
- Kokybė ir idėjos išgvildenimo gylis;
- Aktualumas ir teisingas vietų parinkimas;
- Nuorodos į jūsų prekės ženklą ar įmonės tradicijas;
- Dokumento apipavidalinimas – prekės ženklas, unikalus pavadinimas, dizainas įmonės stiliumi.
Užduokite renginio organizavimo įmonės atstovui patikslinančius klausimus apie įgyvendinimą, konkrečias vietas ir veiklą. Idėja gali atrodyti gerai iš pirmo žvilgsnio, bet jūsų atveju nėra tinkama.
Norint parengti pasiūlymą, renginio organizatoriui reikia daug informacijos, todėl būkite pasiruošę papildomiems klausimams apie pasiūlymą ir kantriai į juos atsakyti. O geriausia, imkitės iniciatyvos ir kurkite kartu su jais. Nesvarbu, koks pasirinkto renginio organizatoriaus profesionalumo lygis, jūs geriau žinote savo darbuotojų norus, įmonės tradicijas ir vadovų pageidavimus.
Išvados
Norint pasirinkti geriausią įmonės renginio koncepciją, reikia:
- Trumpai pasiūlyti arba aptarti su renginio organizatoriumi 1-3 tinkamas idėjas.
- Įsitikinti, kad pristatymas atspindi pagrindinius būsimo renginio aspektus – idėją, dizainą, šou programą, vietą ir veiklas.
- Patikrinti, ar koncepcija atitinka renginio tikslus, prekės ženklą ir įmonės tradicijas.
- Įvertinti koncepcijos kokybę, analizuoti idėjų realumą ir atitikimą biudžetui.
- Pažvelgti į renginį svečių akimis– kiek jiems bus aišku ir įdomu, ar jie įsitrauks į šventę.
Renkantis koncepciją, atsižvelgti ne tik į vaizdą, tačiau ir į tai, kaip idėja sprendžia iškeltus uždavinius.
Remdamasi priimta koncepcija, renginių organizavimo įmonė parengs išsamų šventės scenarijų arba renginio dienotvarkę, kurią taip pat atsiųs jums patvirtinti.
Artėja įmonės renginys?
Mūsų komanda pasirengusi Jums padėti!
Susisiekite
