Norint surengti net ir mažą įmonės renginį, reikia tinkamai pasirinkti jo koncepciją, dėl to, jeigu tik yra galimybė, patartina kviesti savo srities profesionalus – renginių organizatorius. Tačiau jeigu dėl įvairiausių priežasčių pasirinkote organizuoti šventę patys, šis straipsnis padės jums susidėlioti kertinius etapus, kad renginys pavyktų. Dažniausiai renginio organizavimas patikimas žmogiškųjų išteklių vadovui arba personalo specialistui, o jie šioje srityje neturėdami patirties gali nepasiekti visų renginiui keliamų tikslų. Įmonės renginiai yra skirti ugdyti įmonės kultūrą, jie yra svarbi personalo motyvacijos sudedamoji dalis, kuri formuoja įmonės įvaizdį ne tik viduje, bet ir išorėje.
Pagrindiniai aspektai:
1. Aiškiai nurodykite renginio tikslą ir pagrindinius uždavinius.
2. Sukurkite iniciatyvinę darbuotojų darbo grupę. Organizacinio komiteto narių skaičius neturėtų viršyti 5-6 žmonių (jei dalyvių yra apie du šimtus) – tai yra optimalus kiekis, norint efektyviai pasiskirstyti organizacinius darbus. Tačiau nepamirškite, kad šie žmonės taip pat bus ir renginio dalyviai, taigi jums rekomenduojame pagalvoti, kas atliks renginio vedėjo ar koordinatoriaus vaidmenį viso renginio metu.
3. Sudarykite darbų sąrašą, paskirstykite funkcijas ir nustatykite terminus.
4. Paskirstykite atsakomybę tarp darbo grupės narių. Skirstydami darbus įvertinkite kiekvieno asmens įgūdžius, galimybes ir norus:
- Pasirinkite arba paskirkite viso renginio koordinatorių
- Kūrybingiems grupės nariams paveskite sukurti koncepciją ir veiksmų planą
- Paskirkite atsakingą asmenį už vietos parinkimą, logistika
- Pagalvokite, kas rūpinsis būtinomis paslaugomis (maitinimas, garso/šviesos aparatūra, pramogos, dovanos ir kt.)
- Numatykite asmenį, kuris sudarys renginio sąmatą
Visas šias funkcijas gali atlikti bet kuris darbuotojas, kuris pareiškia norą ir turi reikalingų įgūdžių tokiems darbams atlikti.
5. Nuspręskite, kuris iš darbuotojų ves renginį (patirtis rodo, kad tai yra gana sunki užduotis neturinčiam patirties asmeniui). Tam labiausiai tinka meniški ir charizmatiški žmonės, kurie sugeba atkreipti publikos dėmesį ir suburti visus šventės dalyvius.
6. Apsvarstykite galimas nenumatytas aplinkybes ir jų sprendimo būdus. Nuspręskite, kuris iš komandos geba greitai ir tiksliai reaguoti į situaciją ir priimti sprendimus „čia ir dabar“. Profesionalūs organizatoriai, žinodami apie tokių aplinkybių galimybę, iš anksto numato atsarginius variantus.
7. Kai kurie darbuotojai gali turėti savo supratimą apie pavaldumą neformalioje aplinkoje – nepamirškite šio aspekto. Jeigu pagrindinis tikslas yra suformuoti demokratišką įmonės kultūrą, verta apsvarstyti tinkamas vadovų, dalyvaujančių renginyje, funkcijas.
8. Formuodami renginio koncepciją, nepamirškite atsižvelgti į darbuotojų lytį ir amžių bei jų galimybes įvykdyti tam tikras, pavyzdžiui, sportines užduotis.
9. Galbūt jūsų biudžetas leis išsinuomoti jau parengtą iškylų vietą. Tačiau, jeigu renginį organizuojate tiesiog lauko erdvėje, atkreipkite dėmesį į šiuos dalykus:
- Leidimas renginio organizavimui iš vietos administracijos
- Elektros tiekimas (įvado tipas, galia)
- Tualetai su praustuvėmis
- Maitinimas
- Šventės vietos apipavidalinimas – baldų, palapinių nuoma ir kt.
- Iš anksto numatykite teritorijos sutvarkymo klausimą.
10. Sunkumai, su kuriais galite susidurti:
- Jūsų suburta renginio organizacinė grupė greičiausiai negalės visavertiškai dalyvauti renginyje, o jo metu dirbs koordinacinį darbą. Pagalvokite apie kompensacijas, nenuvilkite darbuotojų.
- Jeigu norite įtraukti į scenarijų darbuotojų pasirodymus – tai nėra prasta idėja. Tačiau, iš tiesų, tokia idėja viena iš sunkiausiai įgyvendinamų, ji reikalauja laiko ir kūrybiškumo bei techninių galimybių įvertinimo.
- Bet kurioje komandoje yra žmonių, kurie visada kažkuo nepatenkinti – tai natūralu ir į tai reaguokite ramiai. Priežastys gali būti įvairios, reikia tik tikėtis, kad renginio metu nuotaika pasitaisys.
- Techninė pagalba: garsas ir šviesa, laužas, maisto gaminimas ir kt.
- Sauga – traumos renginių metu tikrai nėra labai retos, dėl to daugelis organizatorių į savo paketą įtraukia dalyvių draudimą
- Pasiruošimas visoms įmanomoms oro sąlygoms
Pabaigai, įmonės renginį tikrai galite susiorganizuoti ir patys, tačiau jo sėkmė priklauso nuo koordinatoriaus ir suburtos vidinės komandos darbo kokybės.
Artėja įmonės renginys?
Mūsų komanda pasirengusi Jums padėti!
Susisiekite
