Renkantis įmonės renginio organizatorių, pirmiausia reikia suprasti jų profesionalumo lygį. Patikimiausias būdas išsirinkti tikrus profesionalus – tai susipažinti su jų siūlomomis renginio koncepcijomis ir pasirinkti geriausią pasiūlymą.
Kas yra renginio koncepcija
Tai yra pagrindinė šventės idėja ir jos įgyvendinimo būdai. Idėja turi atitikti tikslus, užduotis ir renginio priežastį. Tikslus ir uždavinius jūs nustatote pirmajame pasiruošimo etape.
Įmonės šventė be tikslo – pinigai paleisti vėjais.
Koncepcija turi atitikti įmonės standartus, įmonės tradicijas ir prekės ženklo padėtį rinkoje. O idėja aiški visiems renginio svečiams: darbuotojams, vadovybei, partneriams ir klientams.
Kaip kuriama koncepcija
Koncepcija nustato tam tikras žaidimo taisykles ir leidžia pasirinkti geriausius būdus, kaip pasiekti renginio tikslų. Pagrindinė idėja sukuria šventės atmosferą. Jos pagrindu parenkamas vizualinis apipavidalinimas, ruošiama vakaro programa ir kiti elementai.
Yra renginių, kuriems koncepcija nėra reikalinga, pavyzdžiui, mokymai. Pakanka parašyti dienotvarkę, t.y. kokio rezultato ir kokiu laiku tikimasi.
Koncepcijos gali būti susijusios su:
- Renginio proga. Pavyzdžiui, 100-osios įmonės metinės, jos pasiekimai, partnerių apdovanojimas;
- Įmonės tradicijomis;
- Tam tikros abstrakčios temos, pvz., „Roko koncertas“, „Išlikimas“ arba „Kelionės“.
Teminiai formatai yra geri tuo, kad leidžia vizualizuoti idėją, sukurti ryškų ir įsimintiną vaizdą. Pavyzdžiui, šventė gali būti dekoruota kokios nors šalies tradicijomis. Tada pasirinktas vaizdas naudojamas visuose renginio elementuose nuo kvietimų iki suvenyrų pasibaigus renginiui.
Kai ateina laikas kurti idėjas, būtina įvertinti buvusius renginius. Svarbu, kad idėjos nesikartotų ir koncepcija darbuotojams būtų nauja. Štai kodėl ši informacija turėtų būti pateikta atskira eilute jūsų pageidavimų sąraše.
Kaip pateikti renginio organizatoriui pageidavimų sąrašą?
Būtina išlaikyti pusiausvyrą tarp pageidavimų sąrašo ir erdvės kūrybai. Negalvokite renginio detalių patys, nurodykite tik svarbiausias ribas, kad renginio organizavimo įmonė turėtų galimybę sukurti tikrai naują idėją.
Kaip atrodo koncepcija
Renginių organizavimo įmonė parengs jums pristatymą, kuriame bus pasiūlyta viena ar daugiau renginio koncepcijų. Koncepcija apima visus svarbius klausimus, susijusius su renginio ateitimi.
- Bendros idėjos paaiškinimas
Koncepcijos esmės aprašymas viename ar dviejuose puslapiuose, jos ryšys su renginio tema ir kompanija. Pavyzdžiui, darbuotojai vieną dieną gali virsti specialiais agentais, išgelbėdami įmonę nuo universalaus blogio arba patekti į roko vakarėlį. Svarbu, kad idėja būtų susijusi su įmonės veikla, o pagrindiniai elementai pabrėžia šį ryšį. - Būtinas paruošimas
Jei būtina pasiruošti renginiui, ši informacija nurodoma pristatyme. Pasirengimu gali būti preliminarus konkursas tarp darbuotojų su konkurso laimėtojo apdovanojimu renginio metu, šventės žvaigždžių atrankos, kvietimų įteikimas ir pan. - Erdvės ir priėmimo zonos kūrimas
Trumpas renginio dekoracijos aprašymas ir tai, kas laukia svečių, atvykstančių į vakarėlį. Susitikimų zona yra pirmasis kontaktas su svečiais. Svarbu, kad jie iš karto suprastų renginio esmę ir pajustų atmosferą. Pavyzdžiui, Eurovizijos vakarėlyje svečiai gali patekti ant raudono kilimo, tarsi kviestinės žvaigždės. Įmonės darbuotojus galima pakviesti nusifotografuoti į specialią fotozoną. - Veikla
Kokios pramogos laukia svečių? Pavyzdžiui, Roko stiliaus vakarėlyje gali būti zonos, kuriose dalyviai grimuojami kaip roko žvaigždės ir fotografuojasi su muzikos instrumentais arba dalyvauja geriausio roko stiliaus pasirodymo konkurse. - Vakaro programa
Šou programos aprašymas, kokie pasirodymai ir numeriai laukia svečių. Taip pat yra pristatomi pranešėjai, menininkai ir grupės, dalyvaujančios šou programoje ir viso vakaro metu. - Kulminacija ir vakaro finalas
Įsimintinas galutinis momentas, užbaigiantis šventę. Tai gali būti diskoteka, konkursų nugalėtojų ar geriausius darbuotojų apdovanojimas, fejerverkai, garsaus artisto pasirodymas. - Vietos parinkimas
Sąrašas vietų, kurios atitinka renginio idėjos koncepciją, formatą, klientų biudžetą ir pakviestų bendradarbių skaičių. Pavyzdžiui, Roko vakarėliui tinka baikerių barai arba roko stiliaus barai.
Straipsnio tęsinys Jūsų laukia jau kitą savaitę.
Artėja įmonės renginys?
Mūsų komanda pasirengusi Jums padėti!
Susisiekite
